规范决策会议议案合法合规审核的指导意见

2020-09-08 23:44:51 | 阅读 : 1800收藏文章

规范决策会议议案合法合规审核的指导意见

  规范决策会议议案合法合规审核的指导意见

  为确保股份公司各项决策合法合规,切实防范企业决策的法律风险。根据股份公司《法律事务工作办法》以及《关于进一步明确股份公司有关决策会议议案法律合规审核前置程序的通知》的有关规定,现就决策会议议案的合法合规审核工作提出以下指导意见。

  一、审核的对象范围

  按照“未经法律合规审核议题不上会”的原则,议案合法合规审核的对象是股份公司及其所属各级公司的总裁办公会议(总经理办公会议)、董事会会议需审议的所有议案(人事任免除外)。

  二、审核的原则

  (一)合法原则

  (二)合规原则;

  (三)全面原则

  (四)结合实际原则;

  三、审核的程序

  拟提交议案的部门提交本单位法律事务机构审核的时间,一般不应晚于决策会议召开前X个工作日(公司章程或其他专门制度另有规定的,遵照其规定)。

  负责审核的主责法律顾问应就议案内容的合法性、合规性以及是否符合相关程序性要求提出初步意见,辅责法律顾问进行复核,法律事务机构负责人审定,以法律事务机构名义出具最终书面审核意见。涉及重大复杂事项的议案,由总法律顾问审核签字。

  法律事务机构一般应在X个工作日提出审核意见并反馈给议案提交部门。

  四、审核的方法

  在审核过程中,审核人员应与提交议案的部门密切沟通、加强交流,充分掌握议案相关信息,以便于作出专业判断。对于审核中的一些复杂事项,可以通过部门讨论研究、向上级或有关部门请示等多种方式,确保审核意见的准确全面。

  如议案内容重大复杂或专业性强且存在重大风险时,经公司领导同意后,可采取聘请专家、律师、专业机构召开论证会,再形成审核意见。

  五、审核的质量和效果

  各级法律事务机构应加强对涉及公司重大决策事项相关法律问题的研究,提高企业法律顾问的专业能力和水平,尤其是针对投融资项目、境外项目和新兴业务,法律事务机构应全过程参与(包括项目前期调研、尽职调查、合同谈判和审核等)。

  各公司总法律顾问应在决策会议上就议案的合法合规性说明审核意见,法律事务机构负责人应列席决策会议。

  六、审核的保障

  各单位领导要高度重视决策会议议案的合法合规审核,对总法律顾问和法律事务机构的审核工作给予支持,共同保障公司的各项决策依法合规。

  提交议案部门应向法律事务机构提供完整的议案材料,全面、客观地向企业法律顾问介绍相关情况,确保送审议案的背景资料、形成原因、依据、追求目标等方面的信息全面、真实、准确,并给予合理的准备时间。对于一些投融资项目、境外项目等重大复杂项目,应提前邀请法律事务机构共同参与调研。各单位在向股份公司上报有关决策事项的材料中,必须附有本单位法律事务机构出具的法律审核意见。

  鉴于合法合规审核对法律事务机构的审核能力和水平提出了更高的要求,各公司要高度重视法律事务机构和队伍建设,尚未设立法律事务机构的二级公司应尽快设立法律事务机构,配备法律顾问人员。

  七、审核的配套指南

  为加强各公司在议案合法合规审核中的统一性,提高审核的质量,股份公司法律事务部研究制定了《规章制度合法合规审核指南》、《合同合法合规审核指南》以及《投资项目合法合规审核指南》,各级法律事务机构在审核过程中应遵照适用。对于上述三个指南范围以外的事项,可以参考股份公司法律事务部已下发的包括《工程项目合同管理操作指引》、《境外项目法律风险管理指引》等文件。

  本指导意见适用于股份公司及其所属各级公司。

  本指导意见由股份公司法律事务部负责解释。

  附件:1.规章制度合法合规审核指南

  2.合同合法合规审核指南

  3.投资项目合法合规审核指南

  附件1

  规章制度合法合规审核指南

  第一条 为加强X股份有限公司(以下简称“股份公司”)规章制度法律审核工作,提高规章制度法律审核的水平,实现规章制度法律审核的标准化、规范化,根据《中华人民共和国公司法》、《X股份有限公司章程》及股份公司有关规定,制定本指南。

  第二条 本指南适用于指导股份公司及其所属各公司法律事务机构的规章制度法律审核工作。

  第三条 各公司在适用本指南时,应根据公司实际以及规章制度具体内容,重点关注但不限于本指南规定的有关事项。

  第一节 审核原则

  第四条 规章制度法律审核应遵循合法性、合规性、协调性和规范性原则。

  第五条 合法性是指公司各项规章制度的内容应符合法律、法规有关规定。

  第六条 合规性是指公司各项规章制度的内容应充分贯彻党和国家的路线、方针、政策和公司的有关规定;规章制度的制定程序应严格依照公司章程以及有关授权性文件规定的程序进行。

  第七条 协调性是指公司各项规章制度之间应注意系统性、协调性。各业务部门拟定的规章制度应与部门业务自身规律以及管理逻辑相符,避免冲突、交叉和遗漏。

  第八条 规范性是指公司各项规章制度的篇章结构、章节条款以及语言文字等应统一、规范。

  第二节 审核要点

  第九条 规章制度合法合规审核主要关注制定内容的合法性、制定内容的完备性、制定程序的合法性、内在逻辑结构的一致性和语言文字的规范性。

  第十条 制定内容的合法合规审核是指审核规章制度的具体规定是否合法合规,是否有与现行法律法规或公司章程等规定一致。规章制度制定内容合法性主要审核:

  (一)制定依据的合法性:该依据是否适用、该依据是否有修订或最新版、是否有与该依据相矛盾的规定等;

  (二)制度内设定的职责权利、义务责任是否符合法律、法规、规章、行业标准及公司既有制度是否有冲突等;

  (三)规范企业行为的规章制度效力覆盖面是否全面;

  (四)新的规章制度与旧的规章制度是否协调、衔接。

  第十一条 制定内容的完备性审核是指审核规章制度形式是否完备,是否能满足管理规范的要求,是否有漏项。规章制度制定内容完备性主要审核:

  (一)制定目的、依据、适用范围和对象、主管部门、参与部门、具体规范或标准(包括原则、流程、方式等)、罚则、概念定义、解释权归属、溯及力、生效条件、生效时间、原规定的处理等内容是否齐备;

  (二)如有以新的规定取代原规定的,应当写明予以废止的原规定名称、文号及废止时间;

  (三)应用专门条款明确生效条件和生效日期;

  (四)应明确该制度一旦发布是否具有溯及既往的效力。有溯及力的应规定溯及的方式方法,没有溯及力的应说明对之前行为的处理或者设置专门过渡性条款。

  第十二条 制定程序的合法性审核是指审核规章制度制定的程序是否合法合规,需要经过的特殊决策程序是否齐全。规章制度制定程序合法性主要审核:

  (一)该项规章制度的定性,是公司基本制度还是一般制度以及制度发布的决策主体;

  (二)制定、决策程序是否符合法律法规以及公司章程的规定;

  (三)是否充分征求了子分公司、局相关部门意见以及建议、意见采纳情况;

  (四)是否有拟将通过决策机构审议规章制度的程序性安排;

  (五)涉及员工切身利益的,是否按有关规定通过职工代表大会或其他方式征求广大职工的意见;

  (六)涉及员工切身利益时,其生效条件规定是否符合法律要求的民主制定程序。

  第十三条 语言文字的规范性审核是指审核规章制度的语言文字、标点符号、章节条款的使用是否规范、准确。规章制度语言文字规范性主要审查:

  (一)语法、句法、词语等语言思维工具使用是否规范、准确;语句是否通顺、用语是否准确、会否造成歧义、“和”、“或”、“并”等连接联合词组用词是否精准;

  (二)授权性、义务性、禁止性规定条款表述是否恰当;

  (三)规章制度在结构上是否按规范的条、款、项、目要求排序;

  (四)确定重要权利起算、终止、申诉、复议等的时间或者期间的词语表达是否唯一、确定、且方便计算;

  (五)确定重要事件(物)的数量、期日的长短的表述如“日/天、以上/之上、以下/之下”是否前后一致且明确;

  (六)全称、特称判断使用是否准确,量词运用是否精确,指示代词所指代的人、事、物是否明确清晰;

  (七)标点符号使用是否规范,会否造成识别上的歧义;

  (八)条款内容是否具体、准确、简练,便于理解,易于执行。

  第十四条 法律事务机构负责审核的法律顾问应填写《规章制度法律评审记录表》,由法律事务机构统一负责保存。

  第十五条 对于送审规章制度存在重要内容遗漏,或部分内容不合法不合规,或制定程序不合法等重大瑕疵情形的,负责审核的法律顾问应出具法律意见书。

  第三节 附则

  第十六条 本指南由股份公司法律事务部负责解释。

  第十七条 本指南自发布之日起施行。

  附件2

  合同合法合规审核指南

  为规范X股份有限公司(以下简称“股份公司”)合同法律审核工作,保证审核质量,根据《X股份有限公司合同管理办法》,制定本指南。

  本指南适用于股份公司及所属各单位法律事务部门的合同法律审核工作。

  合同法律审核应当以维护公司合法权益为原则,依据法律及事实,并结合签订背景、合同目的等因素作出审核意见。

  第一节 形式审核

  审批流程的审核

  (一)是否履行了公司内部合同审核的前置审批程序,包括但不限于:是否根据权限分工经相关人员审批、合同审批表填写是否规范;

  (二)合同相对方选择是否符合规定,如应当招标的项目是否进行了招投标。

  送审资料的审核

  (一)送审资料是否完整,包括但不限于:合同立项审批文件、对方的资质证明、合同附件等;

  (二)应向送审人员了解交易背景、合同目的、谈判地位等信息。

  合同文本形式的审核

  (一)是否使用公司制定的合同范本;

  (二)合同结构是否合理、格式是否规范;

  (三)合同条款是否完备,包括但不限于当事人的名称、标的、

  数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决及法律适用等;

  (四)合同内容是否准确、前后一致。

  第二节 实质审核

  合同主体审核

  (一)对资格的审核。应当审核营业执照等证照文件和须法律许可经营的特殊资质,确保具备签约、履行合同的权利能力和行为能力。要注意企业分支机构作为合同主体时的审核。

  (二)对资信情况的审核。要充分利用多种手段,审核对方的资信情况和履约能力,包括但不限于企业信用信息公示系统、征信报告等。

  (三)对权限的审核。应当根据合同重要性,审核合同相对方签署本合同是否根据其公司章程履行了相关的决策程序。应当审核合同签字人的身份信息,非法定代表人签字的,是否有合法有效的授权委托书。

  合同合法合规性的审核

  (一)是否存在违反国家法律法规的情况;

  (二)是否存在合同法中所规定的合同无效、免责条款无效、可申请变更或撤销的情况;

  (三)合同对应的交易背景是否真实,是否存在合法形式掩盖非法目的、虚构合同、阴阳合同等情况;

  (四)是否符合公司内部规章制度的要求。

  合同严谨性的审核

  (一)应注意合同中的权利义务是否明确,以避免当事人因权利义务不明而丧失权益或导致损失。

  (二)根据公司的行业性质、产品特性、相对人情况等,审核合同中是否具备避免争议或明确权利义务的实用性条款。

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