会务组织实操

2022-04-09 22:20:54 | 阅读 : 873收藏文章

会议是有组织、有领导、有目的的议事活动。是在限定的时间和地点,按照一定的程序进行的,是指导工作的重要方式。

会议是最古老的社会活动形式:远古祖先围火议事,举办祭祀之典,封建时代皇帝早朝召集大臣议事等等。

会议是贯彻上级决策部署,研究推动工作落实的重要一环。高效务实地办好大小会议,是做好机关日常工作的基础,也是力戒形式主义、官僚主义,进一步改进工作作风的具体要求。

所谓会务,就是会议事务性工作的简称,主要是会议筹办、组织协调、服务保障等工作。会务工作很重要,办好了,领导满意、参会人员满意,大家都高兴;办不好,领导批评、参会人员笑话,大家都难看。

会务工作中有个非常著名的定律:“100-1=0”定律。即形容整个会议中1%的疏忽就可能会导致100%的失败,要求做到“零差错”。

那么,如何做好会务工作呢?今天主要谈三个方面的问题。

一、会务工作的基本套路

会务工作的事项和套路,主要根据会议的类型而定,一般分为会前准备、会间服务、会后处理3个阶段。

(一)会前准备阶段

除例会和小型会议及不安排食宿的短会,准备工作可适当简化外,一般会议都要根据实际需要,在会前做好以下13项准备工作。

1.制定会议方案……

2.拿出会务工作实施计划……

3.组织召开协调会议……

4.印发会议通知……

5.印制会议票证……

6.准备会议用品……

7.印制与会人员和工作人员名册。……

8.印制《会议须知》……

9.安排好生活保障……

10.筹办文娱活动。文娱活动一般安排在晚上,时间不宜过长,以免影响次日开会。会期较长的会议,一般要为每个住室送主要报纸,做到会议人员一报到,报纸就能发到。实现不了每个住室都送的情况下,要保障重要领导每人一份。

11.设置会场。设置会场主要是两项工作:一是布置主席台,主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒,主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定,拿不准的要及时请示,不能自作主张。二是会场座区的布设,一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置,列席人员和工作人员安排在靠后或两边位置。另外,对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解,如无把握,应有应急方案。大中型会议,要协调地方电源车和消防车到位备用。

12.做好接站准备。依据与会人员报到时所乘车次,印制《接站安排表》,主要列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等,发给有关人员按表抓落实。

13.进行会务检查。会务工作主要负责或承办的同志,在会议报到的前一天,要对会议的各项筹备工作组织一次全面检查。发现漏办事项或办得不理想的事项,要责成专人、限定时间立即补办或完善,发现其他问题也要随时研究解决,督促各组再接再厉,高标准、高质量地做好各项准备工作,保证会议按期召开。

(二)会间服务阶段

会议从报到之日起即进入会议阶段。会议召开期间要根据实际需要,做好以下12项工作。

1.组织好会议报到。安排接站人员和车辆,及时去机场、车站迎候,把参加会议的人员接往会议住处。确定专人,在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位,保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况,如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的,报到处要及时掌握,妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议材料。及时向分管领导报告报到情况。

2.开好预备会议。会议人数较多、会期较长或程序较为复杂的会议,人员报到之后、正式会议之前,一般应召开简短的预备会议,由各组召集人或工作人员参加,大会负责人或秘书长主持。主要内容是,简述会议筹备情况和开法,介绍会议服务保障安排和打算,征求各组意见和建议,并对如何开好会议提出希望要求。

3.会场组织工作。每次举行全体或分组会议时,会务工作人员都要提前进入会场,首先检查会场设置和设备,然后协助会议主持人做好下列工作:组织与会人员入场、就座;清点并报告到会人数,掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等;督促服务人员及时送水、倒水;组织会间休息和散会退场;如会议临时动议需要调整议程,增减议题,扩大或缩小与会人员范围等,也需要随时进行调度,作出适当安排。对选举等复杂的会议事项,要组织预演排练。选举前一天晚上,反复推演,直到凌晨,确保万无一失。在充分准备的基础上,工作人员反应也要敏捷,出现特殊情况,反应要快,正确处理。

4.组织大会发言工作。会议安排有大会发言的,会务组要和材料组共同做好发言的组织安排。如会前已排定发言名单,准备好发言稿并已印有材料的,届时组织有关人员发言即可。如会议期间临时确定安排发言的,应通知有关人员抓紧做好发言准备,并将发言题目收集整理,呈主持会议的领导人审定。发言顺序一般按编制序列,也可按发言内容排列。要及时按发言顺序提前把发言人请到前台或台侧就座,以免临时喊人、出入耽误时间。对没有形成材料的发言,在发言后一般应将其发言稿留下,以便随后印发或留存备查。对重要会议的大会发言,还应组织试讲。

5.会议主持词的撰写。主持词有时由材料组负责,有时由会务组负责。即使由材料组负责,会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等,一般是通过领导的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项,会议主持词实际等于会议的“脚本”,会务工作人员必须熟悉主持词,才能协助主持人顺利完成会议预定议程。

6.做好会议记录。要确定专人做好会议记录,包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是:没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点;已印发材料的,要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方,作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话,重要的也要录音,以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本,力求真实、准确、完整,不遗漏主要观点,不改变讲话原意,有争议之处也要照实记录,客观地反映会议的内容和进程,为日后查考提供依据。

7.分组讨论安排工作。分组讨论前,首先要协助各组落实好讨论场所,与各组召集人或工作人员保持联系。分组讨论时,会务工作人员一般应分头参加各组的讨论,掌握第一手资料。如果领导要分头参加各组讨论,要注意做好协调、分组、通知等工作。分组讨论的发言一般由各组工作人员负责记录,通过召集分组讨论情况汇报会、碰头会或收集各组记录本的方法加以汇总整理,向有关领导报告。

8.现场参观组织工作。事先要派人员察看现场,与被参观单位商定现场会开法和参观路线,提前做好各项准备。现场距离较远、.需乘坐车辆时,要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时,会务工作人员要分工把口,加强联络协调,统一指挥调度,维持好参观秩序。

9.会议简报编印工作。有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报,交流情况,给领导主持和指导会议提供依据和参考,要编印会议简报,由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是:标题要醒目,内容要精炼,篇幅要简短,印发要及时。

10.文化生活的安排工作。根据会议日程和文化生活计划,一般安排电影、录像,有时组织看文艺节目或体育比赛。对业余文化生活的组织安排,要加强组织协调,把好事办好,使与会人员心情舒畅。

11.会议材料回收工作。会议印发的属于保密范围的文件材料,在会议结束前应予以回收,以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的,会后仍要跟踪回收,不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员,发文时一定要登记和交代清楚,他们离会时及时回收。

12.做好与会人员的返程服务工作。会务组应在会议结束前摸清底数,早作安排。需乘火车的,要提前2至3天征询车次,预购车票,并分别按乘车时间编组,做好送站安排等。在这项工作中,最关键的是抓好安全,应在会议结束时,通过主持会议的领导强调返程安全问题,严格不开夜车、不开快车等规定。

(三)会议善后阶段

会议结束,会务工作不能同时结束,还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下5项:

……

二、办会需要注意的细节问题

(一)会前,严谨细致抓好检查把关

1.会场门前有“三看”……

2.主席台上把“三关”……

3.设备设施重“三查”……

(二)会中,全心全意抓好配合协调

1.心系领导“三留意”……

2.内外沟通“三及时”……

3.思于会议“三不忘”……

(三)会后,周到规范抓好后续服务

1.会议结束“三落实”……

2.会后服务“三注意”……

3.会议落实“三抓紧”……

三、会务人员应注意把握的问题

一是既要按分工办事,又要积极主动揽事……

二是既要埋头抓具体,又要抬头观全局……

三是既要紧张快干,又要严谨细致……

四是既要面面俱到,又要善抓关键……

五是既要努力把事办好,又要坚持勤俭持家……



以上文章来源于互联网,仅供学习参考,请勿照搬抄袭。如有疑问,请联系本站客服。

阅读全文

如需阅读全文或下载源文档,请您点击网站右上角登陆按钮进行登陆,不便之处,还请谅解。

上传文稿交换获取