重要会议通知一般都应附上报名回执。报名回执是收集参会人员信息的关键，而收集参会人员信息则也是整个办会的“控制性工程”。运用之妙，存乎一心，看似简单普通的报名回执，用好却并不容易。
小回执有大作用
报名回执虽小，至少可以起到以下作用：
信息集中、清楚明了。一份会议通知尤其是比较复杂的会议通知，有效信息往往分散各处。而报名回执可以将所有须反馈信息集中在一张表里，填报人员只须对空逐一填齐即可，准确高效，不会缺漏。
格式统一、便于统计。规模较大的会议，参会单位往往数以百计，会议承办部门统计录入参会人员信息工作量很大。报名回执格式统一，可简化工作量，方便统计录入。
程序严谨，职责清晰。报名回执一般会要求填写填报人姓名及联系电话，有的还会加上报到工作人员或联系人。这样可以做到责任到人，既避免职责不清、推诿扯皮，也方便在需要的情况下以最快速度联系上参会单位。
易于区分、防止混淆。有的会议承办部门会同时承办几个会议，如果不使用报名回执，不在报名回执上标注清楚会议名称，就会出现无法区分收到的报名表对应哪个会议的问题。同样的，有时候一个单位会同时收到多份会议通知，如果不注意，也很容易出现错报的情况。
起草回执“三步走”
起草报名回执可分以下步骤：
第一步，确定是否须附报名回执。一般来说，只有规模较大、较正式的会议才须要附回执。
第二步，确定报名回执要素。这是起草报名回执的关键，其要素大致分两类：一类是参会人员信息，比如姓名、性别、民族、单位、职务、级别、联系电话、车牌号、抵离航班或车次等，这一类信息可增可减；另一类是辅助信息，比如会议名称、填报单位、盖章、填报人姓名和联系电话、备注，这一类信息是固定的、必要的。某一要素是否必需是根据办会需要来确定的。在明确要素时，应遵循“必要的一个不能少，无用的一个不能有”的原则，以使报名回执简洁实用。
第三步，优化美化报名回执页面布局。报名回执一般都为表格形式，列、行间距应恰当，使之既美观又实用。
小回执背后的大视角
要把报名回执用活，须从更高层次加以考虑。
进一步贯彻落实中央