什么是会议？
会议是有组织、有领导、有目的的议事活动。是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的，是指导工作的重要方式。会议是最古老的社会活动形式：远古祖先围火议事，举办祭祀之典，封建时代皇帝早朝召集大臣议事等等。会议是贯彻上级决策部署，研究推动工作落实的重要一环。高效务实地办好大小会议，是做好机关日常工作的基础，也是力戒形式主义、官僚主义，进一步改进工作作风的具体要求。
所谓会务，就是会议事务性工作的简称，主要是会议筹办、组织协调、服务保障等工作。会务工作很重要，办好了，领导满意、参会人员满意，大家都高兴；办不好，领导批评、参会人员笑话，大家都难看。
会务工作中有个非常著名的定律：“100-1=0”定律。即形容整个会议中1%的疏忽就可能会导致100%的失败，要求做到“零差错”。
那么，如何做好会务工作呢？今天主要谈三个方面的问题。
一、会务工作的基本套路
会务工作的事项和套路，主要根据会议的类型而定，一般分为会前准备、会间服务、会后处理3个阶段。
（一）会前准备阶段
除例会和小型会议及不安排食宿的短会，准备工作可适当简化外，一般会议都要根据实际需要，在会前做好以下13项准备工作。
1.制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。需要注意的事，筹备会议一定要按规定政策办，要想按规定政策办，自己又要提前学习有关政策规定。
2.拿出会务工作实施计划。主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归归类，按时间顺序排排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。具体的标准，就是不需要辅助材料、不留下空白地带，尽量用一个方案把所有的事都统起来、让所有的人都动起来，就像计算机的程序一样，让领导和机关按着方案“走”。如果该想到的工作没想到，就需要反复建议、反复请示、反复研究、反复落实，不仅增大了工作量还很容易误事。在这个问题上，一定要张开想象的翅膀，就像放电影一样，首先在大脑里把未来可能遇到的所有问题、面临的所有矛盾和解决的所有办法，尽可能地规划设计好，越具体越省心。
3.组织召开协调会议。较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作班子，召开会议筹办工作协调会。会务工作班子一般设秘书、材料、保障和新闻4个组。中型或小型会议可不设组，固定几个人分管几个方面的筹办工作即可。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达领导审定的会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。
4.印发会议通知。召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。但通知的时机也要把握好。太早了，容易发生变化，又得发一个又一个的补充通知，别人会说你朝令夕改，引起人家反感；太晚了，人家来不及做与会准备，导致手忙脚乱。另外，发通知也不能就事论事，有些事前和事后的东西也要考虑到。
5.印制会议票证。大中型会议对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。