在公文写作中，根据语言环境的需要恰当、规范地使用一些缩略语可使行文更加简洁。但必须注意的是，公文在遣词用句上有着非常严格的要求，在写作时，应准确、恰当地运用规范性的缩略语，以明白晓畅地表达公文内容，提高公文质量。
一、公文中规范缩略语的三种形式
1．节缩式。节缩式缩略语是指对特定内容的长句或专有名词进行节缩，用较少的词语表示出来。如将促进我国和平统一的“一个国家，两种制度”方针节缩为“一国两制”；将“中国共产党第十七次全国代表大会”节缩为“党的十七大”等。
2．统括式。统括式缩略语是指把若干词语中的共同成分抽取或概括出来，多冠以数词表述。如将中国共产党“代表中国先进生产力的发展要求，代表中国先进文化的前进方向，代表中国最广大人民的根本利益”缩写为“三个代表”；将关系党和国家事业发展全局的“农业、农村、农民问题”缩写为“三农问题”等。
3．选点式。选点式缩略语是指用词语中有特点的部分代替整个短语或句子。如“九一八”事变，前面的数字是事件发生日期的简缩，后面的文字是对事件属性的归纳。
二、公文中应避免使用不规范的缩略语
高度简略的缩略语使公文更加简洁鲜明、易读易记，但要注意的是，缩略语在公文中的使用一定要符合规范，对一些尚未约定俗成的缩略语，在公文写作中应慎用，避免产生歧义。如，笔者在一份函电中见过“黄白芝麻”的字样，到底是指黄色和白色的两种芝麻，还是黄白相间的芝麻呢?恐怕只有发函者自己才知道。类似情况，原则上应用全称，一般不宜使用缩略语。
实际工作中，还有一些秘书工作者忽略了公文缩略语的规范性，滥用、自创缩略语，闹出了不少笑话。如有人将推进社会主义精神文明建设的机构“五讲四美三热爱办公室”简缩成“543办公室”；将“打击严重经济犯罪办公室”缩略成“打办”。这些不规范的缩略语读起来令人费解，造成了人们对公文理解上的偏差，大大降低了公文的严肃性和权威性，是不应该出现的。
三、公文中使用缩略语要注意的几个问题
1．文字表达相同但有不同解释的缩略语不宜使用。如“四化”既可以理解为“四个现代化”，也可以理解为干部“四化”。除非在文中的意思十分明确，否则，尽量不使用此类缩略语。
2．要根据公文的行文方向和范围确定是否使用缩略语。在下行文或仅在本地区发生效力的公文中，地名等可适当使用简称，但在上行文中，地名等应尽量使用全称。
3．要根据语言环境恰当地使用缩略语。例如，在教育系统的公文中，可以将“基本普及九年义务教育，基本扫除青壮年文盲”缩略为“两基”。但是，如果把“两基”用在其他系统或行业的公文中，就不妥了。
4．在公文中不能随意使用英文缩略语。在汉语中使用英文缩略语很难保证规范性，在公文中更是如此，如果一定要用，应该加以注释。如WTO，是“世界贸易组织”、“华沙条约组织”、“水上交通指挥官”等多个词组的简写，若是在公文中不加注释随意使用，可能会引起歧义，影响人们对公文内容的理解。