会议是研究解决问题、沟通交流情况、安排部署工作的重要方式。领导机关召开的会议，由于参加的人数较多，一般除大会外，还要分成若干个小组，以小组为单位进行讨论和交流。为了使全体与会人员了解各小组的讨论情况，进行相互交流和借鉴，也为了使会议的组织者了解会议的整体情况，以便集思广益，有的放矢地组织和指导会议进行，同时也为了存留档案、积累资料，会议一般都要作记录，并将会议情况整理成简报印发与会人员。因此，会议的记录简报工作，是整个会务工作的重要组成部分，它直接关系到对会议情况的及时准确反映，关系到对整个会议讨论问题的正确引导，关系到会议的效果。因此，必须以高度负责的精神，切实做好会议的记录简报工作。
一、领导机关召开的会议的特点和对记录简报工作的要求
各级领导机关，在党**、国务院的领导下，负责着一个地区或一个系统的全面工作。领导机关召开的会议，会议内容、参加人员和会议开法有其自身特点，相应地对记录简报工作也有其特定的要求。
１．领导机关召开的会议研究的问题重大，记录简报工作的政治性、政策性强。领导机关召开会议所讨论和决定的问题，都是所辖地区政治、经济和社会生活中的重大问题，都涉及到党的路线、方针、政策和重要部署在本地区、本系统的贯彻落实。这种会议，要么制定贯彻落实党**、国务院重大决策的具体措施，要么对重大问题作出决定，要么对事关本地区、本系统全局的工作进行部署。领导机关召开的会议内容的这一特点，决定了记录简报工作是一项政治性、政策性很强的工作。所谓政治性，是要求它必须与党**保持高度的一致，简报内容符合**的路线、方针、政策和工作要求；所谓政策性，是强调简报中反映的政策措施必须符合**的要求，符合实际情况，切实可行。这就要求记录简报要准确地反映会议决策的过程和进行的情况。
２．领导机关召开的会议参加人员的规格高，对记录简报工作人员素质的要求高。党的代表大会出席人员是所属各地区、各部门选举出来的代表，全会出席人员是党的委员会的全体委员、候补委员，各类工作会议一般有所属各地区、各部门主要负责同志参加。他们担负着一个地区或一个部门的重要领导职务，理论水平、政策水平高，议事能力、决策能力强，对各方面情况熟悉，发言有高度、有深度。这就要求记录简报工作人员要有较高的理论素养、政策水平，要有较强的理解能力、综合分析能力以及记录、识别能力和文字表达能力；以保证准确恰当地反映与会人员的发言和讨论情况。另外，领导机关召开的会议讨论的问题广泛，涉及政治、经济、文化、外交等方面；一些专业性会议，还重点讨论某一方面的工作。这要求记录简报工作人员广闻博见，对会议所研究讨论的工作必须了解、懂得，以至熟悉，能够在现场听清听懂，完整记录，并能够及时、准确地整理会议这方面的内容，对一些名词、术语、规范表述都能符合专业工作要求。
３．领导机关召开的会议一般议题集中、时间紧凑，记录简报任务相对集中，工作量大，记录简报工作要快节奏、高效率。这些会议都是在充分准备的基础上召开的，会前进行了大量的调查研究，有的还形成了文件（草案或讨论稿）。为了把问题研究深、讨论透，会议一般安排较多时间进行小组讨论，有时开三天会，用两天甚至两天半进行小组讨论。与会同志对整个会议讨论情况的了解，主要通过简报；各组讨论情况的交流沟通，也主要通过简报。同时，简报还是与会同志回去后介绍会议情况、传达会议精神的参考。这样，会议对简报的时间要求很急。上午的简报，下午要送印；下午的简报，晚上要送印；当天的简报，第二天上午８时前要送到与会人员手上。为此，记录简报工作人员必须高效率、高质量地工作。一般是会场作记录，会议间隙整理简报；白天到会场，晚上整理简报。会议期间，记录简报工作人员忙上忙下，白天晚上连轴转，非常辛苦，但任务必须按时完成，效率是基本要求。
二、领导机关召开的会议的记录简报工作的主要任务
１．作会议记录。会议都要作记录。会议记录是会议原始情况的记载，由记录简报工作人员承担。大会统一组织记录，小组会议记录以组为单位，各种记录合成会议全部记录。会议结束时，会议记录交档案部门立卷保存。
２．填报会议记事单。多数会议有记事单。记事单一般是一张表格，主要记录每天各组的讨论和工作情况，内容包括时间、组别、参加人员、主持人、请假和缺席人、会议内容。由记录简报工作人员填写，连同会议记录一起交会议归档。
３．编写简报。简报是会议情况的简要报告，主要反映会议的进行、讨论情况，记载会议的重大活动。简报分为综合简报和分组简报，综合简报反映大会和会议的总体进行情况，分组简报反映各小组会的情况。综合简报和分组简报各单独建号，并统一编总号，发与会全体同志。一般来说，编写简报和作会议记录由同一人承担，即谁作记录谁写简报。
４．协助小组召集人管理会务。会议分成小组，要设小组召集人。小组召集人负责小组讨论的组织工作。小组会开始后，其他工作人员都不在会场。这时，小组会会场的管理和服务工作，如会场管理、会场服务、会场文件分发、有关事项通知等完全由记录简报工作人员负责。
５．反映各组的意见和要求。各组和参加会议人员对会议的意见和有关要求，由记录简报工作人员负责向会务领导机构反映。可以口头报告，也可以写成文字材料报告。参加会议人员要求对提出的意见给予答复的，要报请会务工作领导机构给予答复或由记录简报工作人员转达答复。对与会人员提出的意见和要求，要尽快办理，不能久拖不决；要及时回复，不要石沉大海。
６．完成会务工作领导机构交办的其他任务。
三、会议记录工作
（一）会议记录的基本要求
１．规范。会议使用专门的记录纸。记录纸首页印有会议名称、时间、地点和记录人等项目。记录正文开头，要记录出席人、缺席人、召集人，然后记录会议内容。记录要写上发言者姓名，有些工作会议还要在姓名后加括号注明发言者的单位和职务。发言内容是记录的重点，要认真细致地记。数字要用阿拉伯数字。称谓要用全称或规范化简称。记录要用钢笔，不要用铅笔和圆珠笔。
２．清楚。发言人的姓名一定要写清楚，不要张冠李戴，也不要把名字写错。书写要字迹清楚，工工整整，切忌潦潦草草，天马行空。用字要规范，不要生造字。标点符号要标注清楚，不要用点点来代替标点符号。起行要明了，起段要空两个字，行距循格，距离相等，界限分明。纸面要整洁，不要涂抹勾画。如有修改，要用标准的修改符号。要标注页码，装订整齐。
３．全面。记录是发言内容的真实记载。要尽可能记下每一个发言者发言的全部内容，力争做到有言必录。当然，做到有言必录可能有困难，但要尽可能完整地记，不停笔地记，注意不要把发言的主要内容和话语漏掉。
４．准确。严格按发言人的发言记录，记发言的主要观点，记原话，不要掺杂记录人的主观意见，不要改变发言本意，不要凭个人主观判断来编写发言内容。会场上一时听不清楚或记不下来的，会后应及时向发言人核实，对记录加以补充或更正。
（二）会议记录的技巧
１．耳手配合，脑手并用。会议进行中，记录人员一定要全神贯注，聚精会神地聆听发言人的每一句话，通过大脑的反映，迅速地用手把它落在记录纸上。一般情况下，记录人员在记发言人的这一句话时，发言人已经在讲下一句了。这就要求记录人员脑手并用，脑子紧跟发言节奏走，手不停地把发言的内容记录下来。当发言速度较快、无法记录发言人的每句话时，要把发言人讲的主要的话、主要的内容和主要的观点记录下来。记录是一项艰苦的劳动，记录人员必须全身心地投入，脑手并用，奋笔疾书，确保记得准，力争记得全。
２．科学分工，轮换记录。一个人不抬头地从上午记到下午，体力和精力有时承受不了，手的疲劳还会引起记录的放慢和失误。每个小组一般有两名记录简报工作人员，可以分工，一人上午记录，一人下午记录，或每人记录两个小时。这样，有张有弛，有急有缓，对保证记录质量和效果有好处。
（三）会议记录需要注意的问题
１．不搞速记，不用代号。速记是作会议记录的一种很好的技巧，它可以基本上把会议内容记下来，速度快的人，能够一句不落地把发言内容记全，会后再经过整理，成为较全面的会议记录。但是，领导机关召开的会议不需要会后整理记录，要求一次记成。所以，不要搞速记。当然，也不能用代号、符号记。
２．切忌用省略号和“略”字。省略号和“略”字在一些文章中巧妙运用，引人遐思，给人一种意犹未尽、回味无穷的联想。但这些在会议记录中不能用。曾发现过这样的情况，由于发言人讲得快，工作人员记不下来，就在记下的内容后加省略号，注几个点点，或在发言内容中用一个括号，里面写个“略”字。这些都是不允许的。因为会议记录要作为档案保存，而这种夹带省略号或“略”字的记录给人以语焉不详之感，让人感到记录没有全面完整地记载会议情况。当然，如会议议程是读文件，可写上文件名称，文件内容可以不记，注明“文件内容略”。
３．不要用平时个人记笔记的方法作会议记录。平时参加会议或听报告，有的人根据报告内容和自己的理解，喜欢作简要记录。如一次会议讲农业的重要性，听会者在发言人姓名后面写了这么一些字：“一、农业重要性：（１）吃饭；（２）国际上救不了我们；（3）基础。”这种记法，自己作笔记帮助今后回忆是可以的，但作会议记录不行。因为这种记录只有记录者本人才能“看懂”，别人则是一头雾水，不知所云，年长日久，可能在档案里留下“千古疑案”。
四、会议简报工作
（一）简报的基本要求
１．规范。（１）格式规范。会议简报，从会议特点、参加人员和会议内容出发，形成了体现会议风格、符合会议要求的约定俗成的格式。这种格式来源于实践，已被历次会议证明是最佳的格式，是能够被大家所接受、能够反映简报目的的格式。会议简报要切实符合这一格式。（２）字体规范。字是记录和传达语言的书写符号，字组成词，词构成句子，众多句子组成一份简报的内容。如果用字不规范，就可能影响简报内容的准确表达。会议简报对字的要求是：坚持国家标准，不生造字，不写别人不认识的字，字体完整，字迹清晰。（３）写法规范。简报怎么开头，怎么结尾，数字的运用，标点符号的标注等，都要符合国家的语言文字规范，符合人们的语言习惯。
２.准确。（１）人名、人数要准确。参加会议人员的称谓、姓名、人数要符合实际。发言内容要和发言人相符，人数要和到会实际人数相符。（２）内容要准确。简报内容是会议情况的真实反映，而不是主观臆造；记载的是会议讨论的原意原话，而不是拔高扭曲的话。要准确地反映会议的情况。（３）观点要准确。发言人不仅讲情况而且讲观点。观点是发言内容的主干、核心，反映发言人的基本看法和主张，要完整准确、清晰明了地把发言人的主要观点反映出来。观点要准确，主要是指简报所反映的观点是发言人的本意，而不是简报工作人员人为地“拔高”、“修正”。（４）数字要准确。发言人为了说明情况或表达观点，常常会列举一些数字。这些数字要原原本本地记载，不要搞错。多一个零和少一个零，小数点移前和推后，计量单位是一还是万，稍有差错，都会引发判断上的错误，甚至会闹出笑话。（５）表述要准确。简报是发言人的原话综合。要根据发言内容，用符合语言逻辑和语法修辞要求的话语进行表述，使人一看就明白。
３．清晰。（１）意思清晰。简报语言是最通俗最实际的语言。要通过客观语言的组合，把会议情况和发言内容清晰地反映出来，既符合发言人原意和会议情况，又使阅读者能够读得懂、看得明。（２）结构清晰。就是层次分明，结合有序，布局得体，构成完整，相互连贯，融为一体，防止语无伦次，篇无一体，下不接上，浆糊一桶。（３）页面清晰。书写工整，字迹清楚，没有涂抹勾画和龙飞凤舞的情况。
４．简要。简报简报，顾名思义，就是简要报告。内容要择其要，抓重点，短而精，反映会议的主要情况和发言的主要观点、主要内容。文风要开门见山，首语入题，语言精练，直书不曲，言简意赅，朴实无华。可长可短的务必要短，一句话能讲清的不用两句话。如古人所讲“删繁就简三秋树”，切忌冗长繁琐，穿靴戴帽。当然，简要不是干干巴巴的几条筋。
５．负责。简报工作人员要对会议负责，对发言人负责，用高度的政治责任感和严肃认真的态度做好简报工作。另外，负责还有两层涵义，一是简报必须经召集人审定签字后方能送印；二是一些重要的发言，必要时还须请发言人过目。只有认真负责，一丝不苟，才能避免差错，保证质量。
（二）简报的格式
简报一般包括简报头、导语、发言人发言内容等几部分。
简报头。会议简报都有简报头。简报头用黑体字印上会议的名称，名称下用黑体大字印制“简报”二字，下面是组别、顺序号和时间、地点。在报头的左上角编总号。鉴于领导机关召开的会议讨论的都是重大问题，简报的密级一般定为绝密。
导语。简报的导语，用最简洁的语言概括会议情况，包括时间、组别、主持人、内容、发言人姓名和会议情况综述。以省委工作会议为例，导语一般这样表述：“Ｘ月Ｘ日Ｘ午，第X组由ＸＸＸ同志主持，讨论ＸＸ问题（或ＸＸ文件，或ＸＸＸ同志讲话），ＸＸＸ、ＸＸＸ同志先后发言。”有时，简报的导语还写一段与会人员的总体认识或共同意见。比如，会议讨论某一个文件，小组会上可能有几个同志发言，如果大家的认识一致，可以写一段：“发言的同志一致认为，ＸＸ文件是个好文件，符合实际，措施有力，操作性强，完全同意。有的同志还对个别文字提出修改建议。”
发言内容。导语之后，就是发言的具体内容。简报反映发言的具体内容，一般有两种形式：（１）把发言同志的发言内容归纳成若干个问题，把同一内容集中到一起，写上小标题。比如经济工作会议，分析全年经济工作情况，讨论明年的经济工作，就可以把大家的发言归纳成这样３—４个问题：当前的经济形势很好；明年的经济工作要稳中求进；做好明年经济工作重点是加强农业的基础地位和搞好国有大中型企业；做好明年经济工作要按照**的统一要求，从本地实际出发。在每一个问题下面，把有关这个问题的发言相对集中起来。这种形式的好处是，整个简报按讨论问题或发言观点归类，问题清楚，层次分明，便于阅读。不足之处是，简报工作人员归纳问题不易十分准确地把握发言人本意，有时带有简报工作人员认识和水平的痕迹；把一个人的发言按问题分开放在不同的段落中，肢解了个人的完整发言，使人难以系统地看到发言人的发言全貌。（２）按发言顺序依次记载。先写明发言人姓名，紧接着是发言内容，讲什么反映什么。比如省委农村工作会议，一个小组半天有６名同志发言，按照发言顺序，把这６名同志的发言内容在其各自姓名后依次罗列。这种形式的好处是，能原原本本地反映会议情况和发言内容，每个人的发言都具有完整性。这是会议简报常用的一种形式。
发言人姓名，全会和工作会议的简报书写上有所不同。全会的简报只写发言人姓名，不注明单位和职务；工作会议的简报除写发言人姓名外，还用括号标注发言人的单位和职务。这是因为，参加全会的都是党委委员、候补委员。当然，也有一些地区、部门主要负责同志列席。这些主要负责同志，大家一般比较了解，不用标注单位和职务也知道是谁。工作会议，参加的人员不大一样，有时是地区、部门的副职甚至下属部门的负责人，大家相互之间不太了解，需要用括号标注单位和职务。
（三）编写简报的技巧
１．轮流记录轮流编写。会议的记录简报工作人员，一般每个小组配备两名。如果上下午都是小组会，一天出两期简报，由一名同志全部承担重了一些。可以考虑，两个人轮换作记录，你上午记，我下午记。上午作记录的同志，下午一边听会，一边可以根据记录整理简报。手脚麻利的人，中午就可以加班整理出来。下午作记录的同志，晚饭后整理简报。第二天双方交换。这样谁记录谁整理，轻车熟路，操作容易；两人轮流编写，还有一点喘息机会，便于养精蓄锐，第二天继续以旺盛精力进行简报工作。
２．一人作记录一人写简报。一名同志闷着头不停笔地作记录，把记录作好；另一名同志一边听会一边把发言人发言的主要内容记录下来，然后在此基础上增删修改，抄写整齐，形成简报稿，再请作记录的同志过目核实。较熟练的同志，上午小组会讨论所记录下来的内容，中午经过梳理誊抄，就可以拿出初稿。下午的简报经过晚饭后的加工，就可以送召集人签字。这种方式的好处是，记录的专司记录，一心一意；写简报的边听边记，记后梳理，能够客观地反映发言人的本意。不足是，由于事先不了解发言人的发言内容，容易主次不分，重点和一般不辨，记下次要的，丢掉主要的，整理时可能出现偏颇。
３．共同记录共同整理。两名记录简报工作人员，一人作记录，一人作摘记，会后两人一起研究，一起编写。编写时，一人对照记录，一人对照摘记，边凑边写。这种方式的好处是，两人共同完成，长短互补，保证简报质量。不足是，时间拉得长，常常不能按规定时间写完简报。
以上方式，各有所长，各有所短。简报工作人员可以根据会议讨论情况和个人的工作经验、工作水平自行选择。相比较而言，第一种方式比较理想，经常为人们所采用。总之，不管采取哪种方式，都要以按时保质完成简报编写任务为根本目的。
（四）编写简报需要注意的问题
１．把人名搞准，避免张冠李戴。参加编写简报的同志，多数对与会人员不熟悉。有时能记住名字，但不一定能与本人对上号。要在简报上准确地把发言内容和发言人搞吻合，必须先认人头。认人头是简报工作人员的基本功。办法有三种：第一，第一次会议，简报工作人员提前半小时到达会场，利用签到的机会认人，与会人员到一个问一个，把名字和座位记下来。一般地，参加会议人员都佩戴出席证，出席证上贴有照片、写有本人姓名。看一看出席证就知道是谁，不一定再问了。第二，搞一个会场座位图。与会人员第一次会议入场后坐在什么位置，以后往往还坐在那个地方。简报工作人员可以画一张图，把每一位同志坐的位置标在图上。这样，发言时就知道是谁了。第三，可以先记下发言内容，待发言的同志讲完后，有礼貌地走上前去看一下出席证或轻声问一下姓名，然后补加在发言内容前面。如可能，可以问一下别人。第三种方式是一种被动方式，不到万不得已时，不宜采用。
２．引用会议讨论的文件（讲话），一定要准确。不少会议要讨论文件（讲话），与会人员要对文件（讲话）发表意见。发表的意见如果没有写清文件（讲话）的内容和具体的段落，就使人很不容易看懂。准确地引用文件（讲话）内容，有两种形式；第一，注明是文件（讲话）的第几个问题或第几页的第几段或第几行，然后写上对这些问题、段落、句子的意见。第二、引用原文，对原文发表意见。采取哪一种形式，要按照发言人的实际发言决定。无论哪种形式，都要保证使别人能够看懂发言人对什么问题、哪句话的具体意见。在这方面容易出现的问题是，只写发言的意见，这个意见是针对哪个问题、哪句话的，没有注明；摘要引用文件（讲话）的话语或者引用错误，使发言内容和原文对不上号。这两种情况，需要在编写简报时引以为戒，注意防止。
３．字迹务必清楚。这在前面已经讲过。字迹清楚，作为简报的一条基本要求，还有另外一个原因，这就是，下午的简报稿一般在晚上１１时以后送到印刷厂印制。这时已进入后半夜，光线和工人的精力远远不如白天。为了把简报印好，要提供给印刷厂一个能够认识、干干净净的稿子。简报稿在字迹方面易发生的问题有：（１）字迹潦草，难以辨认。有的人有自己的书写习惯，喜欢龙飞凤舞，自我造字。如果是自己看，是可以的。但要送到印刷厂印制，就要写规范字，使大家都能够认识。（２）修改符号不规范。有的简报稿写好后进行了修改。但由于用的不是统一的修改符号，使页面乱上加乱，怎么看都看不懂。（３）标点符号标注不清。曾发现这种情况：一篇简报从头至尾，每句话后都点一个点，分不清是逗号、顿号、句号还是问号，让印刷厂无法处理，无法准确地印上标点符号，影响了简报的时效和质量。因此，一定要把标点符号标注清楚准确。
五、会议记录简报工作的组织机构和人员分工
会议的记录简报工作，一般设立专门的记录简报组来承担。记录简报组通常设在会议秘书组，人数根据会议需要确定。记录简报组设组长１人，副组长若干人。由以下几部分人员组成：
值班人员。记录简报组下设值班室，主要负责记录简报工作的总协调和总调度。其主要任务是：（１）承担记录简报组的日常事务工作，负责对外联系和对内协调。（２）负责记录简报工作人员的住房分配，联系安装电话，领取和发放记录简报工作人员的办公用品和各种证件、票证。（３）记载记录简报组的工作日志，通知有关事项，承接和反映记录简报工作人员提出的问题和要求。（４）接收各小组简报工作人员送来的简报稿。登记后，分配给审看的同志核阅。（５）负责已经小组召集人签字和记录简报组负责人审看签字的简报、快报的编号、送印工作。（６）承担记录简报组的日常值班任务和组负责人交办的事项。
记录简报人员。主要承担记录简报工作，一般每个小组２人。关于其工作，前面已经讲了很多，不再赘述。
审看人员。简报稿经小组召集人签字后送印刷厂正式付印前，组织一些同志再次校核，目的是保证简报准确和质量。审看人员一般由政策水平和文字水平较高的同志担任，人数以简报多少确定。审看人员的主要任务是校核简报稿是否准确和符合要求。校核的内容有：（１）人名和发言内容是否相符。（２）内容是否妥切，有无不便于在简报上反映的问题。（３）格式是否规范，体式是否一致。（４）层次是否分明，结构是否完整，句子是否通顺，用词是否恰当，数字是否准确，标点符号标注是否正确，有无错别字。（５）引文是否准确。（６）是否已经小组负责人审定签字。为保证简报质量，每份简报至少有两人流水审看，记录简报组负责人最后审看送印。