协调是办公室既办事又当参谋的一项重要任务，意义重大；是领导对办公室、对秘书长的一项重要委托，是领导职权的软性延伸；是净化领导人的事务工作，使领导集中精力于主要工作的一项措施；是解除决策障碍，为领导决策和贯彻决策通路的有效方式；还可以说是在人与人之间、部门与部门之间“搭桥”“焊接口”，使其联系起来发挥整体效应。协调是协商，不是发指令，其对象层次有别，事项轻重不同，时间缓急可分。因此，协调必须讲求方式方法，讲求艺术。
机关工作人员，尤其是办公室工作人员做好协调工作，是一大课题，也是一大难题。课题大在哪里？大在无处不有，无时不在。矛盾在哪里出现，协调就要到哪里进行。而这些矛盾又常常是涉及大事的，协调事关领导的整体和大局。那么，课题又难在哪里？“大有大的难处”，首先难在它的事关重大上，协调起来绝非易事。其次，难在它多，时时处处都有协调，不会件件都容易。再次，更难的是协调是在人与人之间进行，各有所执、各有所依，加上不少是调停“婆婆”关系，在“众口难调”中又多一层难。总之，难就难在协调者是在人与人的“夹缝”中削杈除结，使其连接黏合、浑然一体。根据工作情况，将协调的艺术概括为七点。
1、坚持原则，注意灵活
原则是政策、是法令、是整体利益、是决策大局、是平等协商。离开这个，就失去协调的依据。灵活是方式方法多种多样，是坚持原则之下可以让步，是一时不通可以再行计议。有原则性，也有灵活性，才会符合客观规律，才能协调成功。
2、团结为重，协调任务
把秘书长、办公室主任和秘书工作骨干推到部门和人群的“夹缝”中间。他们在其内游动穿行，只可“搭桥”“焊接口”，不可无事生非，推波助澜。人与人之间，部门与部门之间，领导者之间，会有这样那样的不同意见。这是正常现象。正因为有分歧、有矛盾，才需要协调。在大原则内，协调者为了消除误会，免生风波，有时甚至可以“代人受过”。有一个市委的秘书长说，我们这里有几套班子（指党委、人大、政府、政协等），我常常在这几套班子的秘书长或领导之间协调。有一次某个领导说的一句话传出造成误会。我说是我说错了话，才没有引起风波。
3、捕捉时机，事半功倍
这一条对上、对下都很重要。对上，领导情绪好的时候是协调的最佳时机。常言道，人逢喜事精神爽，这时最好说话。如果领导在盛怒之时，就不可火上加油。但是，如果事态正在发展，不去协调可能会有严重的后果时，即使盛怒也要迎难而上。因为盛怒本身就说明有协调的必要了。
需要注意的是，这时的协调最好是由被协调者最信任、最喜欢的人去，至少也应是对方没有恶感的人去。当然，引起盛怒的当事者如有了思想准备，故意“豁出去”让对方出出气，也不妨自己出面去做“负荆请罪”式的自责协调。对方消了气，你实际上也完成了一次协调。
捕捉时机还有一条，就是“借东风”，顺水推舟。比如，一个重要问题需要协调又遇到困难时，恰在这时开了一次重要会议，或发了重要文件，或哪位领导人作了重要讲话，或国内国外、省内省外有个重大事件，假如这些都有利于协调的时候，你就要抓住机会协调。
4、冷静谦和。不要急躁
冷静、谦和，切忌急躁。协调是代表领导机关进行的，它必须为领导、为自身树立好的形象。冷静，针对的是遇事急躁之情；谦和，要求的是对人要有个好态度。协调是在人与人之间进行，由于彼此素养不同、情况不同，会产生语言、态度上的差异。态度蛮横、出言不逊，会伤人。但协调者必须沉着冷静，保持好态度，若是上司发脾气，那就更要沉住气，不可轻易动怒、甩手。这些都是办事成功不可忽视的。因此，搞协调，必须有个大度、大量，肚子大到“能撑船”，大到“能容天下难容之事”。
5、发挥人缘，讲究情感
发挥人缘和情感作用。有学者总结：成功者大多人事关系较好，或得到人们的好感好评，或受到信任和支持。取得这种人缘，一靠好脾气、好风度、好品德；二靠工作上取得成功；而这两者又相辅相成，构成良性循环。
我们不搞不正之风，不搞拉拉扯扯的非正当关系。但总要有正常的人际关系，正当的工作关系和朋友关系。协调者要使用情感作用，办法就是交心、交朋友，“开辟”工作上的人际关系群。有了友情，有了人缘，协调就顺利得多了。我们要的不是庸俗的义气和封建的帮会，而是社会主义利益一致的合作和友情。毛主席曾深有感慨地说：“谅解、支援和友谊，比什么都重要。”友谊必须建立在诚恳的感情基础上才会深厚。
6、均衡劝慰、照顾彼此
这有时会给人以“和稀泥”的感觉，但二者不是一回事。协调是理顺工作关系，消除某些分歧。搞秘书工作的人（包括秘书长、办公室主任）去协调工作关系，特别是在领导之间传话、办事、搞协调，遇到某些分歧，只能弥合、消除，不能从中瞎掰。办法就是说说好话，双向劝慰。一来这是一般工作看法上的分歧或个人意气矛盾，不是重大政治界限上的分水岭。二来我们的工作性质和工作特点，也不允许从中胡掺和。当然，这种说好话、均衡劝慰只限于适宜这样的场合。
7、语言得体，善于应变
常言道：“良言一句三冬暖，恶语半句六月寒”。那种一句话把人噎得喘不上气来的人，搞协调注定是要失败的。搞协调的语言，有一定规律可循。对平级、对下级协调，其语言基调是磋商，是谦虚，但又不放弃大原则，切忌武断、命令口吻；对上级协调的语言基调则是多用请示、探询口气。协调，尽管事先有意图、有方案、有预期目标，但往往会遇到一些意外情况，协调者的应变能力也很重要。