在机关工作，下级要经常向上级汇报各种情况，尤其是口头汇报，用得更多，随时随地都可能发生。怎样做好口头汇报，把口头汇报说得好听、耐听，达到更直接、更方便、更传神的效果，需要注意一点方式、方法。
一、宜“直”，不宜“绕”
口头汇报要开门见山、直奔主题，尽量做到一语中的，直接把事情的来龙去脉，照直、照实说清楚，为领导决策提供第一手真实可靠的依据，提供原汁原味的有效信息。切忌东拉西扯，开口千言，离题万里，说者不知所云，听者一头雾水。有个笑话说，从前有位书生，说话喜欢绕来绕去，夸耀自己的学问。一天夜里，他被蝎子蜇了，还摇头晃脑地在喊：“贤妻啊，尔夫为毒虫所袭，请速燃银灯!”连喊好几遍，他妻子也听不明白。书生实在痛得受不住了，情急之下才改口道：“老婆，快点灯，蝎子蜇着我了!”这虽是笑话，但也告诉了我们一个道理：平时说话或汇报工作的时候，一定要言简意赅，直言中的，让别人在最短的时间内听明白所要表达的意思。
二、宜“倒”，不宜“顺”
领导听取汇报，最关心、最感兴趣的、往往是事情的最终结果，所以，我们口头汇报时应宜“倒”，不宜“顺”。先简要地把结果和最新鲜、最有吸引力、最能反映事情本质的部分讲出来，看领导的反应；如果领导有时间或愿意听，我们再把事情的原本情况做详细汇报；如果领导很忙，我们就不必要再浪费领导更多的时间。切忌不管领导忙不忙、愿不愿意听，上来就是一大段的铺垫、描述，说了半天，还不知所云。1955年，毛泽东主持召开农业合作化会议，目的是征求大家对合作化运动有什么意见。有位省委书记在汇报发言时，先大谈本省形势，接着又汇报本省的各种情况，前前后后汇报了一个多小时，还没有归纳出他的意见是什么。毛泽东当时就批评说“你这叫做开材料仓库”。所以，口头汇报要先把最重要的结果讲出来，这样既节省时间，提高效率；又给领导留下判断、回想的空间。
这里的“倒”，与平时写文章倒叙的方法有相同之处，但又不完全一样，它不像写文章，可以层层设巧，增强吸引力。口头汇报工作采用“倒”的目的，只是为了把最值得汇报的事情，最快、最直接地讲明白，让领导判断有无进一步了解的必要。
三、宜“客观”，不宜“妄说”
向领导口头汇报工作，应多摆事实，将基本情况说清楚，在叙述的过程中，自然地从感性到理性步步深入，做到客观公正，稍加评议或不评议。切忌评议在前，先入为主，使领导形成心理定式，影响正确判断，更不可为了个人私利、喜好而妄加评说。妄加评论往往言多语失，有时候失去的是机会，有时候失去的可能就不只机会了。三国时曹操的谋臣杨修，自以为很聪明，几次多嘴评论道破曹操的心机，让曹操产生反感，终于借“鸡肋”事由，治以妄报军情之罪。所以，我们在口头汇报中，对事情拿得准的，可稍加评论，拿不准的，切不可妄加评论，以免影响领导的正确决策。对人对事客观公正，实事求是，也是秘书工作者必备的人品修养。
四、宜“活泼”，不宜“死板”
领导也和我们一样，喜欢在轻松、愉快的氛围里工作，所以我们在口头汇报工作时，应多采用简单、明快，准确、活泼的口语，也可依据现场的情况，采用一些风趣、幽默的语言，而不宜过多地用一些冗长、死板的书面语句。那样，看似很有逻辑性，实则让人不喜欢听，更不要说听后有余味绵绵的效果了。在这方面，毛泽东是一位语言大师，他说话、演讲，生动风趣、深入浅出，让人听后，久久难忘，回味不尽。比如，他用在一定的条件下，鸡蛋能孵出小鸡而石头孵不出小鸡，来讲他的《矛盾论》；用你要想知道梨子的滋味，就得亲口来吃一吃，来讲他的《实践论》，把深奥的理论寓于生动的语言之中，让所有的人都能听得懂，听得津津有味。