采购、销售及存货管理制度

2022-05-13 19:07:41 | 阅读 : 920

                       

采购、销售及存货管理制度

第一章 总 则

第一条 根据国家相关内控制度和股份公司财务管理及内控制度文件的规定,结合集团公司的行业特点,制定本制度。

第二条 本制度适用于集团公司各级核算单位,包含所属子公司、机关经营部门、分公司、办事处、指挥部及其他核算单位(以下简称“各单位”)。

第三条 各单位可以根据国家的有关法律法规和本制度的规定,结合本单位的实际情况,制定适合本单位的购销存管理制度或补充规定,并报上级单位备案。

第二章 采购与付款

第四条 各单位的主要负责人,对本单位采购与付款内部控制制度的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负总责。批准办理采购与付款业务的分管领导、协管领导或部门领导,对所批准办理的采购与付款业务的真实性、合法性负领导责任。具体经办的业务人员对采购付款的真实性、合法性负主要责任。

第五条 各单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。采购与付款业务不相容岗位至少包括:

(一)申购与审批;

(二)询价与确定供应商;

(三)采购合同的评审与签订;

(四)采购与验收;

(五)付款审批与执行;

(六)采购、验收与相关会计记录。

各单位不得由同一部门或个人负责采购与付款业务的全过 程。

第六条 办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。各单位应当根据具体情况对从事采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

第七条 各单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

第八条 审批人应当根据各单位采购与付款业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,经办人有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。

第九条 各单位对于重要和技术性较强的采购业务,应当组织一定范围的有关专家进行论证,实行集体决策和审批,防止因决策失误而造成严重损失。

第十条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。第十一条 各单位应当按照申购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设臵相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强申购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第十二条 各单位应当建立采购申请制度,依据购臵物品或劳务等类型,确定归口管理部门,授予相应的申购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的申购程序。

第十三条 各单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内的采购项目,具有申购权的部门应当严格按照预算执行进度办理申购手续;对于超预算和预算外采购项目,具有申购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理申购手续。

第十四条 各单位应当建立严格的申购审批制度。对于超预算和预算外采购项目,应当明确审批权限,由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对申购申请进行审批。

第十五条 各单位应当建立采购与验收环节的管理制度,对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定,确保采购过程的透明化。

第十六条 各单位应当根据货物或服务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般货物或服务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式。

第十七条 各单位应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况,采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序,并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。

第十八条 各单位应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件,由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收, 出具验收证明。验收过程中如发现异常情况,负责验收的部门或人员应当立即向部门领导及分管领导或集团公司相关管理部门报告,有关部门应查明原因并及时处理。

第十九条 各单位应当按照《中华人民共和国票据法》、《票据管理实施办法》、《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等相关法律、行政法规等规定办理采购付款业务。

第二十条 各单位财务部门在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的完整性、合法性及合规性进行严格审核。对于不符合规定的单据或票证,财务部门有权拒绝办理并要求经办人完善手续。

第二十一条 各单位应当建立预付账款和定金(投标保证金、标书款项等)的授权批准制度,加强预付账款和定金的管理。

第二十二条 各单位应当加强应付账款和应付票据的管理, 由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

第二十三条 各单位应当建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定,及时收回退货货款。

第二十四条 各单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符,应查明原因,及时处理。

第二十五条 各单位应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期或不定期地进行检查。集团公司有关部门将根据工作需要对所属各单位定期或不定期地进行检查,并建立内控监督检查的长效机制。各单位监督检查机构或人员应通过实施符合性测试和实质性测试 检查采购与付款业务内部控制制度是否健全,各项规定是否得到有效执行。

第二十六条 采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括:

(一)采购与付款业务相关岗位及人员的设臵情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

(二)采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批的行为。

(三)应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

(四)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全,使用和保管制度是否存在漏洞。

第二十七条 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节,各单位应当采取措施,及时加以纠正和完善。

第三章 销售与收款

第二十八条 各单位的主要负责人对本单位销售与收款内部控制的建立健全和有效实施以及销售与收款业务的真实性、合法性负总责。批准办理销售与收款业务的分管领导、协管领导或部门领导,对所批准办理的销售与收款业务的真实性、合法性负领导责任。具体经办的业务人员对销售收款的真实性、合法性负主要责任。

第二十九条 各单位应当建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

第三十条 各单位应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)分别设立。

(一)销售部门(或岗位)主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。

(二)发货部门(或岗位)主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。

(三)财务部门(或岗位)主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收。

各单位不得由同一部门或个人负责销售与收款业务的全过程。

第三十一条 各单位信用管理部门负责制定单位信用政策, 监督各部门信用政策执行情况。信用管理岗位与销售业务岗位应分设。

第三十二条 各单位应当配备合格的人员办理销售与收款业务。办理销售与收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。各单位应当根据具体情况对办理销售与收款业务的人员进行业务、业绩考核并进行岗位轮换。

第三十三条 各单位应当对销售与收款业务建立严格的授权批准制度,明确审批人员对销售与收款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人的职责范围和工作要求。

第三十四条 审批人应当根据销售与收款授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理销售与收款业务。对于审批人超越授权范围审批的销售与收款业务,经办人有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。

第三十五条 对于超过各单位既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务,各单位应当制定相应的决策程序,防止因决策失误而造成严重损失。

第三十六条 严禁未经授权的机构和人员经办销售与收款业务。

第三十七条 各单位对销售业务应当建立严格的预算管理制度,制定销售目标,建立销售管理责任制。

第三十八条 各单位应当建立销售定价控制制度,制定价目表、折扣政策、付款政策等并严格执行。

第三十九条 各单位在选择客户时,应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况,降低账款回收中的风险。

第四十条 各单位应当加强对赊销业务的管理。赊销业务应遵循规定的销售政策和信用政策。对符合赊销条件的客户,应经审批人批准后方可办理赊销业务;超出销售政策和信用政策规定的赊销业务,应制定相应的决策程序进行决策审批。

第四十一条 各单位应当按照规定的程序办理销售和发货业务。

(一)销售谈判。各单位在销售合同订立前,应当指定专门人员就销售价格、

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